Maatwerk CRM-systeem op maat: zo automatiseer je processen van A tot Z

Grip op groei met een maatwerk CRM-systeem

Elke organisatie groeit op z’n eigen manier – en juist daarom werkt een standaard CRM-systeem vaak niet. Wij ontwikkelen maatwerk CRM-oplossingen die zijn afgestemd op de unieke processen van onze klanten. Geen one-size-fits-all software, maar een flexibel en schaalbaar portaal waarin processen geautomatiseerd worden, communicatie gestroomlijnd verloopt en teams precies weten wat er wanneer moet gebeuren.

Momenteel bouwen we een portaal voor een snelgroeiende organisatie die actief is in de wereld van verduurzaming, subsidies, bevingsschade en bijbehorend advies. Een organisatie met drie verschillende entiteiten, veel binnenkomende aanvragen, en een duidelijke ambitie: hun processen stroomlijnen om hun klanten beter, sneller en consistenter te kunnen helpen.

Van losse Excel-lijsten naar een intelligent CRM-systeem

De uitdaging? Een wildgroei aan Excel-lijsten waarin leads handmatig worden bijgehouden, taken ad-hoc worden verdeeld en informatie versnipperd is over meerdere teams en afdelingen. In plaats van werken aan de klantrelatie, gaat kostbare tijd verloren aan het zoeken naar informatie en het afstemmen van vervolgstappen.

Onze oplossing: een portaal op maat, gebouwd als centraal CRM-systeem waarin het hele klantproces – van eerste contact tot facturatie – is geïntegreerd en grotendeels geautomatiseerd.

Processen bewaken door vooraf ingestelde processen waar nodig, standaard waar het kan

Binnen het portaal kunnen processen stap voor stap worden ingericht. Denk aan triggers, condities en vervolgacties die zorgen voor automatische taakverdeling, opvolging en communicatie.

Een voorbeeld? Een potentiële klant vult een formulier in voor een gratis adviesgesprek. Ons systeem doet de rest:

• De lead wordt automatisch aangemaakt in het CRM-systeem;
• Een taak wordt toegekend aan het salesteam, inclusief deadline en context;
• Zodra de medewerker aangeeft “klant gesproken: ja”, worden automatisch vervolgacties getriggerd: nieuwe taken, automatische e-mails of zelfs SMS-berichten.

Op deze manier blijft iedereen binnen de organisatie op de hoogte van zijn verantwoordelijkheden, en worden afspraken met de klant altijd opgevolgd – zonder dat er iets tussen wal en schip raakt.

Werken met dossiers: overzicht en upsell in één

Voor deze klant speelt het werken met dossiers een centrale rol. Zodra een prospect wordt omgezet naar een klant, wordt er automatisch een dossier aangemaakt in het systeem. Zo’n dossier vertegenwoordigt het volledige project en doorloopt een vaste route van circa tien statussen – van intake tot afronding – afhankelijk van de dienstverlening.

Omdat de organisatie uit drie verschillende entiteiten bestaat, biedt dit systeem ook ruimte voor cross-sell en upsell. Bijvoorbeeld: een klant meldt schade, maar blijkt ook in aanmerking te komen voor een subsidie of verduurzamingsadvies. Binnen hetzelfde dossier kunnen dan automatisch extra trajecten worden gestart bij andere entiteiten, volledig inzichtelijk en gekoppeld aan dezelfde klant.

Klantportaal: inzicht, transparantie en betrokkenheid

Naast het interne systeem biedt het portaal ook een persoonlijke klantomgeving. Hier krijgt de klant toegang tot al zijn lopende en afgeronde dossiers, en ziet hij precies welke acties van hem worden verwacht – zoals het uploaden van een identiteitsbewijs of aanvullende documentatie.

Deze selfservice-aanpak verhoogt niet alleen de betrokkenheid van de klant, maar verlaagt ook de druk op interne medewerkers. Alles wordt centraal beheerd, en dankzij duidelijke statusoverzichten en taakmeldingen weet de klant altijd waar hij aan toe is – zonder extra telefoontjes of losse e-mails.

Slimme communicatie met onze messenger-bundel

Voor deze organisatie ontwikkelden we ook een flexibele Messenger-bundel. Medewerkers kunnen zelf e-mail- en SMS-templates aanmaken, koppelen aan specifieke taken of statussen, en volledig personaliseren. Daarmee zorgen we voor consistente communicatie met klanten – zonder handmatig werk.

Expertise in maatwerk & procesautomatisering

Wat deze case mooi laat zien, is hoe maatwerk software en slimme procesautomatisering hand in hand gaan. Het gaat niet alleen om techniek, maar om het begrijpen van de processen achter de organisatie, de pijnpunten die groei met zich meebrengt en de behoefte aan schaalbaarheid zonder complexiteit.

Van idee naar CRM-systeem? Wij helpen je.

Bij X-Interactive geloven we dat technologie moet meebewegen met je organisatie – niet andersom. Wil je sparren over hoe jouw processen beter, efficiënter en consistenter kunnen? Wij denken graag met je mee.