Bedrijfsprocessen automatiseren en digitaliseren voor EME in Emmen

Wij zijn enorm trots op onze nieuwe samenwerking met EME in het prachtige Emmen. Samen met SNN, JTF Funds Groningen-Emmen en de Gemeente Emmen hebben we de basis gelegd voor een nieuw, geïntegreerd portaal dat alle bedrijfsprocessen stroomlijnt, niet alleen voor EME, maar ook voor andere organisaties. Klinkt fantastisch toch? In deze blog vertellen we je meer over hoe wij de plannen gaan realiseren en wat in onze ogen de belangrijkste bijdragen waren.

Van idee naar realisatie: functioneel ontwerp

Wij zeggen altijd: voorbereiding is het halve werk. Daarom is het belangrijk dat er genoeg aandacht aan het fundament, dus het functioneel ontwerp wordt besteed. Het functioneel ontwerp dient in dit geval als een soort blauwdruk en beschrijft hoe het portaal inclusief functionaliteiten eruit moet zien. Het was voor ons ook belangrijk om duidelijk te maken hoe gebruikers met het portaal aan de slag kunnen. Voor EME hebben we gebruik gemaakt van flow-charts, user-stories en acceptatiecriteria om de praktische behoeften om te zetten in daadwerkelijke functionaliteiten.

Als beheerder wil ik nieuwe gebruikers kunnen aanmaken, zodat nieuwe medewerkers of beheerders toegang krijgen tot het systeem.

• Beheerders kunnen nieuwe medewerkers toevoegen door het e-mailadres en de NAW-gegevens van de medewerker in te voeren.
• De toegevoegde medewerker krijgt een e-mail met activatielink waarmee hij/zij een wachtwoord kan instellen.
• Wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen in de database en zijn daardoor nooit door iemand in te zien

Op deze manier zorgen we er voor dat alle functionaliteiten intuïtief werken, maar ook dat aan alle eisen voor veiligheid en gebruiksgemak wordt voldaan. Met zo’n helder ontwerp weet iedereen waar hij/zij aan toe is. Geen verrassingen, alleen maar duidelijkheid.

Wat is er zo bijzonder aan dit portaal? 

Het portaal dat ontwikkeld wordt is voor EME niet zomaar een upgrade. Het portaal brengt alle losse systemen en processen samen binnen EME. Medewerkers krijgen door middel van een dashboard, direct inzicht in alle lopende projecten en taken. Ze kunnen eenvoudig filteren op relevante criteria, zoals verantwoordelijke of einddatum en met één klik kunnen ze doorklikken naar gedetailleerde informatie over een project of projectregel. Denk bijvoorbeeld aan gekoppelde objecten, klantinformatie en de huidige status. 

Daarnaast zijn we bezig om een rapportagemodule te bouwen in het portaal. Dit wordt gemaakt met als doel om binnen een paar te klikken een geheel professioneel rapport te maken, met verschillende elementen zoals foto’s. Dan kan EME gemakkelijk een professioneel overzicht bieden voor zowel de klanten als collega. Hou fijn is dat? 

Digitaliseren en automatiseren ook iets voor jou?

Heb je ook het gevoel dat er zaken binnen jouw organisatie vallen te verbeteren? Maar weet je nog niet precies waar je moet beginnen? Wij helpen je graag met de eerste stappen in het digitalisering en automatisering van jouw bedrijfsprocessen. Vaak is er ook subsidie beschikbaar die de stap eenvoudiger maakt. 

xERP en xBase: De technische basis 

Voor het portaal van EME hebben we gekozen voor de krachtige technologieën van xERP en xBase. Wat dat betekent? Een solide basis die flexibel en schaalbaar is. Oftewel: een portaal dat niet alleen nu alles soepel laat draaien, maar ook klaar is om in de toekomst met EME mee te groeien. Extra wensen of nieuwe functionaliteiten? Geen probleem, dat breiden we zonder gedoe uit. 

En het mooiste is nog wel dat dit portaal niet alleen een uitkomst is voor EME, want xBase kunnen we ook makkelijk inzetten bij andere organisaties. Iedereen heeft natuurlijk andere wensen en behoeften, dus wat aanpassingen en voilà: een oplossing die processen efficiënter en slimmer maakt.  

Het alles in één portaal voor EME

Van planning tot inspectie: het portaal geeft EME volledige controle over alle processen. Projectregels kunnen efficiënt worden toegewezen, terwijl het systeem automatisch rekening houdt met contracturen en verlof. Tijdens de uitvoering kunnen medewerkers snel uren registreren, foto’s uploaden en zelfs een digitale handtekening zetten. Alles wordt direct gekoppeld aan het juiste project, zodat je niks mist. 

In het portaal is er ook een centrale planning. In de centrale planning hebben medewerkers snel zicht op hun taken, terwijl managers het grote geheel overzien. Door makkelijk door te klikken naar details besparen teams tijd en werken ze beter samen. 

Benieuwd welke subsidiemogelijkheden er voor jou zijn? Neem dan snel contact met ons op.  

Samen naar een groeiende toekomst 

Dit project is dankzij een hele mooie samenwerking met SNN JTF Funds Groningen-Emmen en Gemeente Emmen mogelijk gemaakt. Dit project is niet zomaar een upgrade: het is een strategische stap richting efficiënter werken, betere service voor klanten en groei als organisatie, niet alleen voor EME, maar voor de hele regio. 

Dankzij xERP en xBase  zetten wij goede stappen richting de toekomst, maar ook voor organisaties zijn deze systemen perfect om werkprocessen te optimaliseren. 

Met dit portaal maken we niet alleen EME klaar voor de toekomst, maar zetten we een nieuwe standaard voor hoe bedrijven vandaag de dag vooruit kunnen gaan.